La signature électronique produit une preuve solide au moment de la signature. Encore faut-il que cette preuve survive au temps : aux migrations de logiciels, aux changements de prestataires, au vieillissement des algorithmes. C'est le rôle de l'archivage.
Sauvegarder, stocker, archiver
| Objectif | Durée | |
|---|---|---|
| Sauvegarde | Restaurer après une panne ou une erreur | Courte, tournante |
| Stockage | Retrouver et consulter un document | Variable |
| Archivage probant | Garantir l'intégrité et prouver l'origine, dans la durée | Longue, maîtrisée |
Un archivage à valeur probante garantit que le document conservé est exactement celui qui a été signé, et qu'on peut le démontrer.
Un dossier partagé stocke des fichiers. Un système d'archivage conserve des preuves.
Les quatre exigences d'un archivage probant
- Intégrité : toute altération doit être impossible ou détectable (empreintes, scellement).
- Pérennité : le document doit rester lisible et vérifiable malgré l'évolution des formats et des algorithmes.
- Traçabilité : chaque opération (versement, consultation, destruction) est journalisée.
- Réversibilité : vous devez pouvoir récupérer vos archives et leurs preuves si vous changez de prestataire.
Les normes de référence
En France, la norme NF Z42-013 (et son équivalent international ISO 14641) décrit les spécifications d'un système d'archivage électronique destiné à assurer la conservation et l'intégrité des documents. Des prestataires peuvent être certifiés sur cette base.
Au niveau européen, le règlement eIDAS révisé a créé un nouveau service de confiance : l'archivage électronique qualifié. Il garantit, dans toute l'Union, la conservation des données et documents électroniques et de leurs éléments de preuve, avec une présomption d'intégrité et d'origine.
Le cas des documents signés
Pour un document signé électroniquement, il faut conserver bien plus que le PDF :
- le document scellé, avec ses signatures intégrées ;
- les jetons d'horodatage ;
- le dossier de preuve : identités, méthodes d'authentification, journal des événements ;
- les éléments permettant de vérifier les certificats utilisés au moment de la signature.
Les formats de signature « à long terme » (PAdES-LTA notamment) embarquent ces éléments de validation et permettent de les renouveler périodiquement.
Combien de temps ?
La durée dépend du document : cinq ans pour la plupart des actions civiles et commerciales à compter de la connaissance des faits, dix ans pour les pièces comptables, davantage pour certains documents RH ou immobiliers. Définissez une politique par type de document, et prévoyez la destruction à l'échéance : conserver indéfiniment n'est ni utile, ni conforme au RGPD.
Notre approche
Validature conserve le dossier de preuve de chaque signature pendant dix ans, indépendamment du document, et permet d'exporter à tout moment documents et preuves pour les verser dans votre système d'archivage. Pour les organisations soumises à des obligations particulières, les durées sont ajustables.
Cet article est informatif et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Pour une situation particulière, rapprochez-vous d'un professionnel du droit.
