Longtemps, les registres des délibérations étaient des livres cotés et paraphés, et les procès-verbaux circulaient pour signature entre des administrateurs dispersés. Le droit des sociétés a évolué : la tenue électronique des registres est admise, et avec elle la signature électronique des procès-verbaux.
Ce que permet le droit
Depuis le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, les sociétés peuvent tenir leurs registres de délibérations sous forme électronique, en lieu et place des registres papier. Les procès-verbaux sont alors signés au moyen d'une signature électronique qui doit satisfaire au moins aux exigences de la signature avancée au sens du règlement eIDAS, et la date de chaque procès-verbal doit être garantie.
Concrètement : identité des signataires vérifiée, document scellé, horodatage — exactement ce que produit une signature avancée avec code SMS.
Un registre électronique n'est pas un dossier de PDF : c'est une suite de procès-verbaux datés et scellés.
Qui signe ?
| Acte | Signataires habituels |
|---|---|
| PV d'assemblée générale (SA) | Membres du bureau (président de séance, scrutateurs, secrétaire) |
| PV de conseil d'administration | Président de séance et au moins un administrateur |
| Décisions en SAS | Selon les statuts : président, associés |
| Décision de l'associé unique | L'associé unique |
Vérifiez toujours les statuts : dans les SAS, ce sont eux qui fixent l'essentiel des règles.
Le parcours type
- Le secrétaire juridique prépare le PV à partir d'un modèle.
- Il l'envoie aux signataires, dans l'ordre prévu, avec authentification par code SMS.
- Chacun signe depuis où il se trouve ; les dates de signature sont horodatées.
- Le PV signé est versé au registre électronique, avec son dossier de preuve.
Les pièges à éviter
- Mélanger papier et électronique : choisissez un mode de tenue et tenez-vous-y, en conservant la continuité des registres existants.
- Une signature trop faible : la signature simple ne suffit pas pour ces actes.
- Oublier la conservation : les registres se conservent sur la durée de vie de la société. Exportez et archivez régulièrement.
- Négliger les formalités de dépôt : certaines décisions doivent être déposées au greffe ; la signature électronique ne dispense pas de ces formalités.
Le gain
Au-delà du temps gagné, la dématérialisation apporte une sécurité : chaque procès-verbal a une date certaine, des signataires identifiés et une intégrité vérifiable. Lors d'un audit, d'une levée de fonds ou d'une cession, la documentation juridique de la société est prête en quelques clics.
Cet article est informatif et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Pour une situation particulière, rapprochez-vous d'un professionnel du droit.
